Assistant Polyvalent H/F - 92

Notre client expert en aménagement intérieur pérenne et événementiel, basé à Chilly-Mazarin (91) est à la recherche d'un Assistant Polyvalent (H/F)

En tant qu'Assistant(e) Polyvalente(e), vos missions incluront :

Accueil :
- Recevoir les clients, les fournisseurs ou les visiteurs à l'accueil et les orienter vers leur correspondant
- Veiller à véhiculer en permanence la bonne image de marque de la Société

Standard :
- Réceptionner les appels entrants en veillant à véhiculer la bonne image de marque de la Société
- Transmettre les appels aux différents destinataires en veillant à éviter les temps d'attente
- Effectuer les réservations de train, hôtel, voitures selon les besoins pour les équipes opérationnelles
- Réceptionner le courrier interne (navettes) ou externe et les colis : assurer leur diffusion auprès des services et personnes concernés
- Réceptionner les plis en recommandé avec accusé de réception et les signer
- Affranchissement du courrier externe et préparation du courrier interne (navettes)
- Passer des commandes diverses (toner, encre, étiquettes, fournitures, bordereaux de transport, etc.)

Gestion des commandes :
- Passer l'ensemble des commandes via l'outil de commandes (GESCOM) après avoir procédé aux demandes de devis auprès des fournisseurs.

Gestion des fournisseurs :
- Créer les comptes fournisseurs (dossier administratif + RING)
- Assurer la vérification des Bons de livraisons avec les bons de commandes et/ou factures
- Rapprochement des devis de sous-traitance, commandes et fiches chantiers
- Coordination des réceptions achats qui transitent par le dépôt (réceptionne, informe chaque service de l'arrivée et du lieu de stockage)
- Relancer les fournisseurs en retard de facturation

Gestion des clients :
- Ouvrir une affaire dans GESCOM
- Facturer les clients
- Assurer le suivi de la balance âgée

Gestion et suivi des intérimaires :
- Saisir et vérifier les heures des intérimaires pour diffusion auprès des agences d'intérim,
- Saisir les heures du personnel intérimaire par affaire sur le fichier de suivi dédié,
- Intégrer l'ensemble des factures sur ce fichier

Gestion administrative :
- Saisir les heures des collaborateurs sous TEMPO
- Gérer les demandes d'accréditation, badges, LOGIPASS
- Etablir les plans particuliers de sécurité et de protection de la santé (PPSPS)
- Organiser les déplacements (Hôtel, Train, véhicule)

Formation et expérience :
- Formation Bac +2 minimum
- Expérience minimum de deux ans sur un poste similaire

Connaissances et aptitudes nécessaires :
- S'exprimer clairement et véhiculer une bonne image
- Maîtriser les outils informatiques
- S'adapter et être polyvalent

De façon générale, le titulaire du poste sera autonome et doit s'acquitter de toute mission s'inscrivant dans les domaines d'intervention qui lui sont confiés par son supérieur hiérarchique, et assurer un compte rendu régulier de son activité.

GIF EMPLOI, est un acteur du recrutement en intérim et CDI, référent sur les métiers techniques, qui cultive la proximité avec ses candidats, ses clients et les acteurs de la formation pour un accompagnement long terme.
INTERTIS appartient au groupe GIF EMPLOI